Neden çevrim içi ön kayıt?
Özel okulların kayıt dönemi, telefonda ve e-postada dağılan sorularla geçer: "Altıncı sınıfta yer var mı?", "Cumartesi tur yapıyor musunuz?", "Ücret ne kadar?" Her soru kayıt ofisinden birinin zamanını alır ve cevap çoğu zaman ertesi güne kalır. Ön kayıt sistemi bu soruların büyük kısmını sitede, gece yarısı bile cevaplar ve veliyi doğrudan bir sonraki adıma taşır: kampüs turu randevusu.
Kontenjan şeffaflığı
Veliye "yer var mı?" sorusunun cevabını sitede göstermek, hem güven verir hem de kayıt ekibinin yükünü azaltır. Kontenjan tablosu yönetim panelinden düzenlenir; kesin kayıt yapıldıkça dolu sayısı kendiliğinden artar. Seviye dolduğunda form kapanmaz, bekleme listesine alma moduna geçer; böylece talep kaybolmaz.
Tur takvimi kayıt ekibiyle ortak
Sitedeki takvim ile panelin tur ekranı aynı veriyi kullanır. Veli bir saat seçtiğinde o saatin kapasitesi düşer; kayıt danışmanı turdan sonra "geldi" ya da "gelmedi" işaretler, aday kendiliğinden huninin bir sonraki aşamasına taşınır. Aynı saate fazla aile yığılmaz, boş saatler görünür kalır.
Kayıt CRM hunisi
Her ön kayıt panelde bir aday kartına dönüşür: aday, kampüs turu, ön kayıt, bursluluk sınavı ve kesin kayıt aşamaları; kaybedilen adaylar için neden kaydı. Kanban görünümünde kartlar sürükle-bırakla ya da klavyeyle taşınır; liste görünümünde arama, süzgeç ve CSV vardır; dönüşüm görünümünde kanal bazında hangi kaynaktan gelen adayın kayda dönüştüğü görünür. Kayıt ekibi, hangi kanala yatırım yapacağını sezgiyle değil veriyle belirler.
Başvuru takibi ve kesin kayıt
Veli başvuru numarasıyla aşamaları izler; tur saatini değiştirebilir, sınav başvurusuna geçebilir. Kesin kayıt panelde ödeme planıyla birlikte yapılır: peşin ya da taksit, yemek, servis, erken kayıt ve sınavdan gelen burs oranıyla canlı önizleme. Kayıt tamamlanınca öğrenci veli portalına eklenir; kardeşi okulda olan aile için mevcut aile kaydı kullanılır.
Resmî kayıt
Okulun resmî öğrenci kaydı Millî Eğitim Bakanlığı sistemleri üzerinden yapılır. Bu demo o sistemlere bağlanmaz; kurulumda kayıt sonrası resmî işlemler okulun yetkisiyle ve kendi iş akışıyla yürütülür.